Dnes je nevyhnutné, aby bola každá webstránka udržiavaná, aktuálna. Stránka s chybným alebo neaktuálnym obsahom môže byť nielen zbytočná, ale aj zavádzajúca a väčšinou vyvoláva dosť negatívny obraz o danej firme. Jednou z možných príčin výskytu takejto situácie je, že stránka má veľa podstránok a správca webu jednoduho nestíha aktualizovať obsah v potrebnom čase. Stáva sa to vtedy, keď je na aktualizáciu potrebné vytvoriť nový HTML súbor, alebo už existujúci HTML súbor upraviť. Je to relatívne zložitý a zdĺhavý proces v porovnaní s tým, aké to môže byť v porovnaní s použitím CMS. Samozrejme, že nie každá webstránka potrebuje na svoju údržbu CMS.
Publikačný systém
CMS je anglická skratka termínu Content Management System, čo znamená systém na správu obsahu. V poslednom čase sa udomácnila aj skratka WCM - Web Content Management. WCM by mal označovať tú časť systémov CMS, ktorých súčasťou je publikovanie na webe, teda na internete. Presná definícia WCM vlastne ani neexistuje, pretože správa obsahu webu sa neustále vyvíja, pričom sa menia požiadavky na systémy WCM.
Publikovanie obsahu
Ako poznať potrebu CMS? Tu je niekoľko typických problémov, ktoré môžu vzniknúť absenciou CMS:
- firma je malá a nemá vlastného správcu webu, ale stránku by rada často a pravidelne aktualizovala,
- správca webu alebo IT oddelenie nestíha aktualizovať stránku a je preťažené novými požiadavkami na aktualizáciu,
- obsah stránky je nepresný, neaktuálny,
- stránka pôsobí nekonzistentne,
- prispievateľ omylom prepíše nesprávny obsah a je obtiažne túto chybu napraviť,
- nedá sa zabezpečiť prístup podľa používateľských práv,
- marketingoví a produktoví manažéri nemôžu jednoducho prispôsobiť obsah stránky pre klientov, partnerov a iných dôležitých návštevníkov.
CMS však nezaručuje, že po jeho zavedení nebude s aktualizáciou problém. Na to je potrebné, aby pracovníci kompetentní za aktualizáciu webu pracovali správne a CMS im len môže ako nástroj výrazne uľahčiť prácu.
